Hiukka Yhtiöt Oy:n tietosuojaseloste
Tämä on Hiukka Yhtiöt Oy:n henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.11.2020.
Rekisterinpitäjä
Hiukka Yhtiöt Oy
Salmelantie 6
88600 Sotkamo
puh. 050 4490 666
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Antti kela
puh. 050 549 0666
antti.kela@anttikela.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen. Asiakastietoja voidaan käyttää myös asiakasviestintään, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oman liiketoiminnan ja sen kanssa sopimussuhteessa olevien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin ja ohjaukseen. Henkilötietoja käytetään myös lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden täyttämiseen. Oikeusperusteita henkilötietojen käytölle ovat sopimussuhde, asiakkaan antama suostumus, lakisääteiset velvoitteet sekä kolmannen osapuolen oikeutetut edut.
Asiakkaasta kerättävät tiedot
Asiakkaasta kerätään asiakkaan etu- ja sukunimi, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), yrityksen/organisaation nimi ja y-tunnus. Rekisteröidyn yritykselle annetut työtilaukseen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa Hiukka Yhtiöt Oy:n sisällä, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa kolmansille osapuolille lainsäädännön edellyttämin tavoin.
Henkilötietojen siirtäminen
Tietojen luovuttamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja luovuttaminen tapahtuu lainsäädännön sallimissa rajoissa ja sen velvoittamin ehdoin (viranomaisille, verottajalle). Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä tapahtuu myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. tietojärjestelmät ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä palauteportaalien ylläpitävät tahot.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja käsitellään asiakas- tai sopimussuhteen voimassaolon ajan. Asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään 10 vuotta, minkä jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä.
Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Rekisteriin tallennettavia tietoja voidaan saada myös asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä kuten YTJ-tietopalvelusta tai muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä ja luottotietorekisterinpitäjiltä lain sallimissa puitteissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnöstä. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Kun tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa, rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen. Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
Rekisterin suojaus
Rekisteriä ylläpidetään tietojärjestelmissä, jotka ovat asianmukaisesti suojattu sekä teknisesti että organisatorisesti. Rekisterin käyttö on suojattu käyttövaltuutuksin. Rekisterin käyttö on ohjeistettu ja valvottu. Rekisterinpitäjä vaatii tätä myös alihankkijoiltaan.